疫情期间,远程会议急剧增长,一些企业担心在线会议不如见面会议效率高。事实上,即使没有新冠疫情,参会者“身在曹营心在汉”也不罕见,那么如何提高开会效率呢?
Revans(1965)创立的行动学习(Action Learning)一诞生就得到英国企业界认可,20世纪70 年代通过美国在欧洲的子公司传到美国,随着国外一些著名企业如GE等引入中国并被华润、中粮、中化等知名企业实践多年,被应用于组织管理的各个方面,例如战略落地、文化改造、业绩提升、解决问题、团队学习、人员评估、创新管理等,研讨是其中必不可少的环节。
根据议题明确参会人(与会议主题、目标实现利益相关),至少提前1-2天发给与会者:会议主题(每次会议设置一个问题最佳,最多不能超过两个)及期望的目标、流程(会议进程时间表)及会前填表链接等,以督促其充分准备。
每位参会者提前准备主题相关思考(独立有助于创新,避免“一言堂”、“大嗓门”)及发言提纲,并在会前2-4小时网上填表(也可作为人员评估的依据之一),由会议组织者统计观点及比例、提出者。
最好是本次会议所解决问题的负责人(即“问题所有人”),其与会后的解决方案责权利最相关,其口头禅“还有呢”,以充分“榨干”参与者脑中的智慧。
最好由本次会议所解决问题负责人团队中的原则性强、时间观念强的资深成员担任,在发言人跑题时打断、在有异议时不争论、后续再议时一般可用投票法;僵持时可用权重法:问题越相关的利益相关人、其权重越大;否则一人一票,更容易出现负责的人无权干预的情形,导致会议跑偏。
此外,写手最好由解决问题团队中条理性好的成员担任,要实时记录要点(现场提醒发言人:精简内容、避免重复),后续会议纪要整理并“盯、关、跟”行动计划。计时员则需要对时间敏感,会中根据议程安排使用计时器进行超时提醒。
最好能够提前半小时左右就网上签到,以便有充裕时间联系未及时签到者,避免为了等某个(些)人耽误大家时间;会议准时开始,并由议长提议建立迟到者发红包(按迟到时间*签到人数计算)、早退者最后挑任务、缺勤者整理会议纪要等奖惩制度,由问题所有人实施,以保证全员全过程参与。
每人每次不超过1分钟,只讲与主题相关的、与之前发言不同的“干货”,一般不解。